全國(guó)示范數(shù)字檔案室解決方案

政策背景及業(yè)務(wù)痛點(diǎn)

    數(shù)字檔案室是指機(jī)關(guān)在履行職能過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)不同類(lèi)型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。

    2016年國(guó)家檔案局辦公室印發(fā)了《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》，要求數(shù)字檔案室建設(shè)以《數(shù)字檔案室評(píng)價(jià)指標(biāo)》為評(píng)價(jià)依據(jù)，評(píng)價(jià)指標(biāo)共分為領(lǐng)導(dǎo)與組織、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)、工作亮點(diǎn)（加分項(xiàng)）6個(gè)部分共38項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)，評(píng)價(jià)結(jié)果達(dá)到80分以上通過(guò)數(shù)字檔案室評(píng)價(jià)，90分以上認(rèn)定為“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”。

解決方案設(shè)計(jì)

    咨詢(xún)服務(wù)。協(xié)助使用單位明確分管領(lǐng)導(dǎo)、信息化部門(mén)、電子文件形成部門(mén)、保密部門(mén)在項(xiàng)目建設(shè)中承擔(dān)的責(zé)任；協(xié)助制定電子文件歸檔與數(shù)字檔案室工作目標(biāo)、檔案部門(mén)和信息化部門(mén)聯(lián)合工作機(jī)制、相關(guān)工作人員崗位職責(zé)和考核制度、規(guī)劃本單位中長(zhǎng)期檔案工作內(nèi)容等。

    管理平臺(tái)建設(shè)。檔案增量電子化、存量數(shù)字化、管理系統(tǒng)化是數(shù)字檔案室的主要特征。因此，建設(shè)集成管理各類(lèi)數(shù)字檔案資源，具備采集、編目、著錄、存儲(chǔ)、檢索、權(quán)限管理等基本功能并保證數(shù)字檔案真實(shí)、完整、可用和安全的應(yīng)用系統(tǒng)是數(shù)字檔案室建設(shè)的首要任務(wù)，也是數(shù)字檔案室建設(shè)的重點(diǎn)難點(diǎn)。數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)以電子政務(wù)基礎(chǔ)平臺(tái)為依托，面向管轄范圍內(nèi)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、村（社區(qū)）、企業(yè)事業(yè)單位等各類(lèi)機(jī)構(gòu)提供文件歸檔和檔案管理服務(wù)的檔案云平臺(tái)。它既是管轄范圍內(nèi)文檔信息資源的采集、歸檔、保管、利用服務(wù)和數(shù)據(jù)交換中心，并通過(guò)OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)了主要檔案信息資源在線采集，全程線上操作，基本實(shí)現(xiàn)檔案增量電子化、存量數(shù)字化的目標(biāo)。

    檔案數(shù)字化服務(wù)。數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的又一重點(diǎn)難點(diǎn)。為了在增加數(shù)字檔案數(shù)量的同時(shí)，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，應(yīng)從兩個(gè)方面著力推進(jìn)：一是加強(qiáng)檔案的采集、管理；二是通過(guò)完善文檔平臺(tái)相關(guān)功能，優(yōu)化檔案數(shù)字化加工流程，提高著錄歸檔和數(shù)字化加工質(zhì)量，并聘請(qǐng)中介公司對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各類(lèi)檔案信息的真實(shí)、完整、可用性進(jìn)行質(zhì)檢，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題則及時(shí)整改。

    完善了檔案信息安全保障機(jī)制。檔案信息安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的另一重點(diǎn)難點(diǎn)。主要從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、應(yīng)用系統(tǒng)安全方面進(jìn)行安全防范，同時(shí)以離線方式將系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份至移動(dòng)硬盤(pán)脫機(jī)保存，形成了人防、物防、技防與同城異地備份、近線備份、離線備份相結(jié)合的“三防三備”安全保障機(jī)制。

解決方案特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

    1、OCR識(shí)別，實(shí)現(xiàn)了全文檢索，查詢(xún)內(nèi)容更加全面充分；

    2、實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上利用，讓檔案利用者少跑腿，甚至不跑腿，檔案部門(mén)職能實(shí)現(xiàn)從“管檔案”向“管數(shù)據(jù)”的拓展；

    3、推進(jìn)無(wú)紙化辦公背景下大量原生類(lèi)、低價(jià)值電子文件歸檔難題；

    4、音視頻檔案實(shí)現(xiàn)流媒體在線播放；

    5、凡需手工制作的報(bào)表實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)全打?。?/p>

    6、系統(tǒng)具備全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)、各類(lèi)統(tǒng)計(jì)及臺(tái)賬自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表并可多維度呈現(xiàn)；

    7、借助開(kāi)放式接口，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)高效便捷對(duì)接，為系統(tǒng)推廣應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。

典型客戶(hù)

    連云港海事局